Cấu trúc của một tập tin định nghĩa cách thức mà tập tin đó được chứa, được thực thi, và thể hiện trên các thiết bị (như màn hình hay máy in) gọi là định dạng của tập tin. Định dạng này có thể đơn giản hay phức tạp.

Định dạng của tập tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó quan trọng nhất bao gồm:

• Hệ điều hành khác nhau và kiến trúc máy tính khác nhau có thể đòi hỏi các định dạng cho tập tin một cách khác nhau.

Ví dụ: Trên cùng một kiến trúc Intel, tập tin văn bản dạng đơn giản nhất tạo nên bởi hệ điều hành Linux cũng có sự khác nhau với tập tin văn bản của Windows (hay DOS). Dĩ nhiên, các tập tin văn bản này lại càng không thể đọc được trên các máy dùng hệ điều hành Mac OS (chúng khác nhau hoàn toàn về mặt kiến trúc máy tính) nếu không có các tiện ích đặc biệt để chuyển đổi định dạng.

• Tập tin dùng cho các mục tiêu khác nhau cũng sẽ có các định dạng khác nhau. Ngoài sự ràng buộc về định dạng của hệ điều hành, các tập tin dùng trong các ứng dụng hay các phần mềm khác nhau cũng sẽ khác nhau và sự khác nhau này tùy thuộc vào kiến trúc của các ứng dụng sử dụng các tập tin đó.

Ví dụ dễ hiểu nhất là định dạng của mật tập tin văn bản phải khác với định dạng của một tập tin hình ảnh hay tập tin âm thanh.

• Các tập tin dùng cho cùng một mục tiêu cũng có thể có định dạng khác nhau tuỳ theo nhà sản xuất nào đã thiết kế ra nó.

Ví dụ: Trong các tập tin hình vẽ đồ họa thì các tập tin kiểu Bitmap (các tệp hình có đuôi là.bmp) có định dạng hoàn toàn khác với các tập tin kiểu Tagged Image File Format (đuôi của loại tập tin này là.tif) và cũng khác với tập tin kiểu Joint Photographic Experts Group (với các đuôi có dạng.jpg hay.jpeg).